ISO Normen und Gesetze-Compliance brauchen für die Erfüllung ein Minimum an Dokumentation. Sie dient dazu Prozesse zu definieren, Richtlinien zu kommunizieren und vergangen Aufgaben / Interaktionen nachzuvollziehen.
Wir dokumentieren nicht, um zu dokumentieren und bekommen keinen Preis für eine Romanlänge oder schöne Formatierung. Die Dokumentation wird oft als große Arbeitslast angesehen, in Wirklichkeit spart Doku Zeit, weil man Wissen sich nicht immer neu aneignen muss und Prozesse klar und eindeutig sind.
Doku mit Frappe
Das Dokumentieren ist ein zentraler Bestandteil von ISO-Normen – und das aus mehreren wichtigen Gründen:
1. Nachweis der Konformität
Organisationen müssen zeigen können, dass sie die Anforderungen einer ISO-Norm erfüllen. Dokumentationen dienen als Beweis, dass Prozesse gemäß der Norm umgesetzt und überwacht werden.
2. Einheitlichkeit und Prozesssicherheit
Gut dokumentierte Abläufe stellen sicher, dass:
Mitarbeitende Prozesse einheitlich durchführen,
Abläufe reproduzierbar sind,
Fehler reduziert werden.
3. Kontinuierliche Verbesserung
Viele ISO-Normen (z. B. ISO 9001) fordern einen KVP (kontinuierlichen Verbesserungsprozess). Durch Dokumentation können Unternehmen:
Fehlerquellen erkennen,
Maßnahmen dokumentieren und auswerten,
Fortschritte nachvollziehen.
4. Auditfähigkeit
Externe und interne Auditoren benötigen Einsicht in die Prozesse, Aufzeichnungen und Ergebnisse. Ohne Dokumentation:
kann ein Audit nicht bestanden werden,
ist keine Zertifizierung möglich.
5. Wissenssicherung und Einarbeitung
Dokumentationen helfen:
neues Personal schneller einzuarbeiten,
Wissen im Unternehmen zu halten (z. B. bei Personalwechsel).
Die schlechteste Doku ist, die Doku, die nicht vorhanden ist. Das Ziel ist es, dass alle Prozesse und Richtlinien in verständlicher Sprache in knapper Form lesbar sind. Für Auditoren zählt nur das geschriebene Wort und keine Monologe mit Erklärungen.
Archäologie? Veraltete Dokumente
Doku soll knapp und übersichtlich sein, sodass Updates einfach sind. Habe keine Angst vor dem Löschen bzw. Archivieren von Festplatten / Papier, Dokumenten oder Ideen. Systeme, Inhalte oder Produkte werden alt und irrelevant, sodass Du die Doku entsorgen kannst.
Frappe kann viel
Die Suche – Verteilte Systeme?
Wenn eine Policy in drei Versionsständen in drei Systemen vorkommt, will kein Mitarbeiter diese mehr verstehen. Klare Häfen des Wissens (Speicherorte) sind Pflicht und vermeide Dauer-Arbeitsdokumente. Wir brauchen immer ein Ort an dem alle Richtlinien, Prozesse und sonstigen Dokuinhalte immer top aktuell, einfach zu erreichen und freigegeben sind.
Kunststunde – Uneinheitlich im Format
Künstler sollen kreativ etwas auf die Leinwand bringen, Policies sollten nach Schema-F gleichförmig formatiert sein. Der Leser soll keine Überraschungen erleben, sondern sich auf die Inhalte konzentrieren. Manche Policy-Schreiber wollen wohl einen Kreativitätspreis mit ihrem eigenen Design gewinnen.
Kunst mit Draw.io
Kein Machtwort – Nichts freigegeben
Policies, festgelegte Prozesse und Best Practicies sind ein Machtwort. Diese sollte die Führungsriege genehmigen und freigeben. Ohne Freigaben sind diese nur bedrucktes / digitales Papier. Die Mitarbeiter sollen überprüfen können, dass die Dokumentation „echt“ ist und nicht jeder die Dokumentation zu seinem Zweck ändert.
Hochtrabend und saloppe Formulierung
Die Dokumentation soll für die Zielgruppe verständlich sein. Das Ego kannst Du hinten anstellen und ein verständlich formuliertes Papier produzieren.
Beachte, dass nicht jeder in Deinem Unternehmen die gleichen Sprachen gut spricht, wichtige Dokumente sollen mehrsprachig vorhanden sein, damit die Sprachbarriere nicht der Grund für den Regelbruch ist.
Welche Software verwenden?
Keine perfekte Software
Die Welt bietet Dir keine perfekte Dritt-Software, außer Du entwickelst einen nach Deinen Bedürfnissen. Solange Du nicht selbst die Software entwickelst, musst Du immer einen Kompromiss eingehen und eine lange Suche ist vergebens.
Software-Stack
Keine Dritt-Software kann alle Aspekte abdecken, deshalb solltest Du einen einheitlichen Software Stack vorgehen z. B. Draw.io für Grafiken, Markdown für Texte, Projekte in MS Projects usw.
Frappe Integrationen sind vorhanden
Versionierung
Die Software sollte eine Versionierung und Bearbeitungsstände unterstützen, sodass man Texte ändern kann, ohne das diese gleich offiziell sind. Die Bearbeitungsversion muss dann noch freigegeben werden.
Einfache Formatierung
Eine gute Dokumentation soll mit Überschriften gegliedert sein, wichtige Passagen in Fett gedruckt sein und Grafiken an der richtigen Stelle kleben.
Eine einfache Formatierung erhöht die Lesbarkeit enorm. Du sollst keinen Magazin-Artikel formatieren, sondern mit Inhaltsverzeichnis und Überschriften den Leser leichten Zugang zum Inhalt geben.
Formatieren wie in WordPress mit den Grundlagen
Bilder und Grafiken
Bilder und Grafiken sagen mehr als 1000 Worte.
Prozesse kannst Du als BPMN- oder EPK-Diagramme erklären ohne Prosa schreiben zu müssen. Viele Mitarbeiter denken in Bilder und nicht in Texten.
Technische Dokumentation wie Netzwerkdiagramme, Bauanleitungen und Rezepturen sind als Grafik oft schneller dokumentiert, als wenn Du einen verständlichen Text zu schreiben.
Empfehlungen
Es gibt nicht die Perfekte Software, aber ich empfehle Draw.io für Grafiken und Frappe für Texte. Diese kann in Unternehmen gehostet werden, damit jeder Mitarbeiter Zugriff hat.
Die Führungsriege gibt die Dokumente mit den Approval Prozess frei und Mitarbeiter können in der Versionshistorie nachvollziehen, was sich verändert hat.
Wie die Dokumentation im Unternehmen fördern?
Automatisch: Software wie CRM- / ERM-Systeme dokumentieren in ihren Logs automatisch die Prozesse. Ein Ticket-System, welches die Tickets durch die Abteilungen führt, hilft dabei Doku zu erstellen. Mitarbeiter müssen oft nur einen Button für eine Entscheidung drücken und die Software dokumentiert den Verlauf und den nächsten Schritt. Heutzutage müssen wir das Datum nicht mehr selber schreiben, sondern ein Timestamp fügt das Datum automatisch hinzu.
Sinn erklären: Nicht alle Doku geht automatisch. Sensibilisiere die Mitarbeiter für Dokumentation. Erkläre die Wichtigkeit und die Vorteile die sie erhalten. Im Urlaub des Mitarbeiters kann die Doku ein Lebensretter sein und Übergaben sind ein Kinderspiel. Doku hilft gegen das Vergessen und hilft die Gedanken zu strukturieren und Fehler, Schleifen und Dopplungen in undokumentierten Prozessen zu finden.
Nicht mehr als notwendig: Halte den Mitarbeitern immer vor Augen, dass Dokumentation kein Selbstzweck ist. Zügele die Vielschreiber und Ex-Autoren, damit ihrer Doku nicht ausartet.
Wikipedia ist bekannt für lange (unnötige) Artikel – bitte nicht im Unternehmen
Tools schulen: Nicht jeder Mitarbeiter kann und will sich die neue Software aneignen. Die Schulung kann direkt auf Best Practicies und die einfachere Bedienung aufmerksam machen. Die Barriere für die Mitarbeiter einen Satz für die Doku zu schreiben, soll möglichst gering sein. Wie greife ich auf die Software zu? Wo ist der Editier-Button? Wie gebe ich Dokumente frei? Wie erstelle ich neue Unterseiten?
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