Thunderbird backupen – Alles zu Archiven, Sicherheit und Mails

Du willst Deine Mails in Thunderbird sichern?

Hier ist Deine Anleitung!

Starten wir!

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Warum Mails backupen und archivieren?

Wieso soll ich den Aufwand betreiben? Hier sind gute Gründe:

• Eigener doofer Fehler: Schnell ist es passiert. Die Mail vom Chef oder Behörde ist gelöscht. Doch wie komme ich wieder dran? Backup!
• Kriminelle im Netz: Nicht alle im Internet sind nett. Deshalb schützen wir uns vor Datenverlust durch Infektion.
• Gesetze: Als Freiberufler oder Mitarbeiter musst Du Dokumente bis zu 10 Jahre aufbewahren. Du hast Nachweispflichten für Dein 8 Jahre altes Projekt …
• Wissensdatenbank + Ordnung: Manche Unternehmen und Privatpersonen leben in ihren Mails und der physische Brief ist irrelevanter geworden.
• Hardware-Fehler: Keine Hardware ist perfekt. Die Hardware fällt aus dem Nichts aus oder der Zombie am Morgen kippt versehentlich seinen Kaffee darüber. Ein Backup ist der einzige Schutz.
• Verlust von Hardware: Schnell ist passiert. Die Tasche wurde vergessen und der Laptop ist weg. Nur ein Backup reduziert den nicht-materiellen Schaden.

Bevor Du startest: Wohin backupen?

Ein Backup kann wirkungslos sein, wenn Du es falsch machst.

Als privater Nutzer empfehle ich Dir Deine Backups auf eine externe Festplatte oder USB-Stick zu speichern. Diese Geräte solltest Du nur so lange wie nötig am Computer angesteckt lassen. Eine Virus-Infektion zerstört die Original-Daten und das Backup zusammen. Deshalb halten wir unsere Daten getrennt, am besten in einem anderen Haus und backupen die Daten immer dienstags zur gleichen Uhrzeit.

RAID und NAS ist kein Backup. Diese Geräte erfüllen andere Zwecke. Ein Offline Speicher ist vor den meisten Gefahren aus dem Internet geschützt (die für die meisten Privatleute relevant ist).

Bevor Du ein Backup startest, solltest Du Thunderbird (aufgeräumt) schließen und danach das Backup-Programm starten. Thunderbird hält Dateien im Arbeitsspeicher, welche das Backup-Programm nicht bearbeiten kann.

Erklärung zu den Profilen, Mailpostfächern und Lokale Accounts

Thunderbird-Profile sind Pakete aus alle Daten zu E-Mail-Accounts, Lokalen E-Mails und Add-ons.

Wenn Du ein Problem hast, kannst Du ein neues Profil erstellen bzw. zwischen Profilen wechseln. Ein Profil kann mehrere E-Mails-Accounts haben z. B. Privat-Mail und Business-Mail.

Thunderbird erstellt von Mailpostfächern eine lokale Kopie auf Deinen Computer oder hilft Dir die Mails von Server zu lesen. Der Ordner „Lokal Ordner“ speichert die E-Mails, welche sich auf keinem Server / Postfach befinden. Das bedeutet, dass Du die Mails nicht auf anderen Computer siehst / oder nicht im Internet-Cafe.

• Windows: Das Profil befindet sich standardmäßig unter C:\Users[Benutzername]\AppData\Roaming\Thunderbird.
• macOS: Das Profil ist unter /Users/[Benutzername]/Library/Application Support/Thunderbird zu finden.
• Linux: Die Profile werden entweder unter /home/[benutzername]/.thunderbird oder /home/[benutzername]/.config/thunderbird gespeichert.

Methode 1. ZIP-Datei erstellen

Das Einfachste, was Du tun kannst, ist von dem Thunderbird-Ordner eine Zip-Datei erstellen. Benennen die Datei passend, damit Du die richtige Version schnell findest. Die ZIP-Datei ziehst Du dann auf den externen Speicher. Das Übertragen geht besonders schnell, da das System einzelne große Dateien ohne Overhead übertragen kann.

Mit 7z

Erstellt ein komprimiertes Zip-Archiv mit datumgestampelten Dateinamen für eine organisierte Sicherung.

Windows-Befehl:

7z a -r Z:\Backup\Thunderbird_Windows_$(date +'%Y-%m-%d').zip C:\Users\[Benutzername]\AppData\Roaming\Thunderbird

macOS/Linux-Befehl (via WSL oder SSH):

7z a -r /mnt/Z/Backup/Thunderbird_MacOS_$(date +'%Y-%m-%d').zip /Users/[benutzername]/Library/Application\ Support/Thunderbird

Mit zip

Für ein einfaches zip-Backup:

Windows-Befehl:

zip -r Z:\Backup\Thunderbird_win.zip C:\Users\[Benutzername]\AppData\Roaming\Thunderbird

macOS/Linux-Befehl:

zip -r /mnt/Z/Backup/Thunderbird_linux.zip /home/[benutzername]/.thunderbird

• Ersetze [Benutzername] und /path/to/profile mit Ihrem tatsächlichen Benutzernamen und Profilverzeichnis.
• Stelle sicher, dass die externe Festplatte als Z: in Windows oder über /mnt/Z in Linux zugänglich ist.
• Beachte, dass diese Befehle beziehungsweise Tools potenzielle Konflikte oder Berechtigungsprobleme testen sollten, bevor diese ausgeführt werden

Methode 2. Rsync oder Robocopy

Für Profis reicht das nicht aus. Wer will schon so lange warten? Rsync oder Robocopy in Windows kopieren nur die Änderungen. Dabei vergleicht die Software im Ursprungs und Ziel-Ordner und update Dateien nur, wenn diese geändert wurden. Zusätzlich kopiert die Software alle neuen Dateien. Der Vorteil bei großen Mailboxen ist, dass nur 100 Mails pro Woche kopiert werden, anstatt die 1.000.000 jede Woche.

Standardmäßig löscht Rsync im Backup keine Dateien, aber das ist mit dem Flag --delete möglich. Lässt man die Löschfunktion ausgeschaltet (Default), hat man den ganzen Mist wieder bei einer Wiederherstellung im System. Auf der anderen Seite kann man auf Dateien zugreifen, die im Ursprungssystem schon länger gelöscht sind.

Mit robocopy (Windows)

… spiegelt das Profilverzeichnis auf eine externe Festplatte:

Befehl:

robocopy C:\Users\[Benutzername]\AppData\Roaming\Thunderbird Z:\Backup /E /MIR

Mit rsync (Linux/macOS)

… führt ein gespiegeltes Backup mit Löschung von überflüssigen Dateien durch:

Befehl:

rsync -avh --delete /home/[benutzername]/.thunderbird/ z:/'Backup/'

Methode 3. Nextcloud / Cloud

Eine Cloud ist eine interessante Option, um die Daten lokal und entfernt zu sichern. Entweder befindet sich der Ursprungsordner permanent in der Cloud oder lokal auf der Maschine mit einer Kopie in der Cloud. Eine Kombination von Rsync ist hier sinnvoll. Ein Vollbackup mit einer ZIP-Datei kann zum Geduldspiel werden, da die ZIP-Datei groß ist.

Die meisten Internet-Anschlüsse in Deutschland lassen nicht mehr als 10 Mbit (Upload) durch, sodass eine Cloud Backup utopisch ist. Bei einem Homeserver sieht das anders aus. Hier sind 100-fach höhere Geschwindigkeiten günstig realisierbar.

Methode 4. Betriebssystem / Software Backup

Andere Lösungen sind auch möglich. Windows Backup oder macOS Timeshift sind Optionen, um den Ordner zu sichern. Die externen Programme haben Probleme mit den temporären Dateien, welche Thunderbird im Betrieb erstellt, ändert und löscht. Diese führen nicht zu Datenverlust, aber zu vielen Warnungen im Backup-Programm:

• Nicht alle Daten konnten übertragen werden
• Viele neue unbekannte Dateien entdeckt
• Änderungen im laufenden Backup

Tipps

• Lösche Mails: Alle E-Mails, die nur temporär informativ sind, können weg. Du musst in 10 Jahren nicht wissen, ob Paket X 10 Minuten später oder früher versendet wurde. Wichtig sind hier z. B. Lieferschein oder Rechnungen und nicht das Grundrauschen.
• Vermeide Spam: Wir wollen Spam vermeiden. Lösche nicht Spam, sondern nutze das Flammensymbol, um Spam in den Spam-Ordner zu schieben. Thunderbird merkt sich die Muster und markiert eingehende ähnliche Mails automatisch als Spam. Arbeit mit Thunderbird zusammen und nicht gegen den Algorithmus.
• Gehe sicher, dass der Sync fertig ist: Online Postfächer sind nicht zuverlässig ein Sync kann mehrere Minuten dauern. Große Mails oder viele Ordner machen einen Sync schwerfällig. Die Zeit für den Sync ist unterschiedlich. Stelle sicher, dass der Sync beendet ist, bevor Du E-Mails archivierst. Selbst das archivieren dauert, da Thunderbird die E-Mails in der Regel vom Server erst herunterladen muss.
• Halte Thunderbird aktuell: Die neueste Version von Thunderbird ist Pflicht, um Kriminellen das Leben schwer zu machen.
• Halte Plugins minimal: Thunderbird bietet eine Reihe von Erweiterungen an, die hilfreich sind. Oft findest Du die Funktionen bereits in Thunderbird oder es gibt andere Lösungen. Nach jedem Update von Thunderbird kannst Du nicht mehr so einfach auf die alten Erweiterungen zugreifen. Die Entwickler der Erweiterungen müssen erst einmal nachziehen und Korrekturen für die neue Version vornehmen. Wenn Dein Prozess stark auf Plugins basiert, steige schrittweise um.