Papierloses Büro – Einfach und Sicher zum Digitalen Büro

Du hast kein Bock mehr auf Papierberge?

Dann ist dieser Guide für Dich!

Starten wir!

Was ist eine papierlos / paperless Büro?

Das papierlose Büro gilt für viele in 2024 immer noch als ein Traum. Viele glauben, dass die Papiere Jahr für Jahr mehr werden. Vergiss das „papierlose“ Büro, sondern strebe Dein „paperless“ Büro an. Du kannst Dein privates und geschäftliches Büro zu 95 % auf digitale Alternativen umstellen. Die letzten 5 % der Papiere kommen von den Digitalisierungsverweiger wie Behörden oder prähistorischen Unternehmen. Dieser Beitrag zeigt Dir einen Weg auf.

Warum sollte ich digitalisieren?

• Schneller Dokumente finden: Ich kenne nichts Schlimmeres als, nach einem Stück Papier in einem Stapel zu suchen. Im 21. Jahrhundert sollten wir uns anderen Herausforderungen stellen.
• Duplikate einfacher: Müssen wir noch mehr Bäume fällen, um Sicherungskopien zu erstellen? Eine digitale Kopie ist schneller, einfacher und umweltfreundlicher.
• Keine Aktenschränke mehr: Ein Büro soll schön sein und nicht mit Aktenschränken zu gepflastert sein
• Weniger gefällte Bäume: Holz muss nicht für digitale Dokumente verschwendet werden. Achte darauf das Deine digitalen Geräte stromsparend sind und eine lange Lebensdauer haben.

Kein Medienbruch: Vieles findet nur noch digital statt. Warum soll ich ein Formular ausdrucken und befüllen, damit ein Sachbearbeiter meine Buchstaben wieder von Hand in den PC abtippen kann? Daten, die digital sind, sollen digital ergänzt werden und weiterverarbeitet werden.

• Die Zukunft ist digital: Seit Erfindung des Internets liegt die Zukunft auf der Festplatte, nicht auf verwesenden Zellstoff.

Hardware Voraussetzungen

Was brauche ich für meine Digitaliserungsprojekt?

• Flachbett- und Einzugsscanner: Ein 15 Jahre alter USB-Scanner (gebraucht) ist für diese Aufgabe komplett in Ordnung. Gebraucht kannst Du diese Dir sehr günstig anschaffen
• Computer: Der Computer muss den Scanner verstehen. Gibt es Treiber für das Gerät? Kannst Du Dich per USB oder Wlan anbinden?
• Sinnvolle Menge an Speicher und Backup-Speicher: Kaufe Speicher von bekannten Marken zu marktüblichen Preisen. Auf Amazon findest Du eine Menge super billiger Speicher, welche nicht vorhandenen Speicher dem PC vorgaukeln. Prüfe die Festplatte mit ValiDrive!

• Aktenordner, Dokumentenboxen: Die alten Dokumente sollten irgendwo gelagert werden. Einige Zertifikate und Urkunden solltest Du nicht wegwerfen und sollst Du digitale und anlog aufbewahren!
• Optional: Digitizer / Active Stylus Notebook oder Tablet sind genial für Handnotizen. E-Book-Reader machen normale Bücher überflüssig.

Wie viel Speicher brauche ich?

1. Digitalisiere 1 – 6 Monate an Papier im ersten Schritt. Notiere Dir die Menge an Daten, welche sich jetzt in Deinem Ordner befinden: 1200 MB für 6 Monate an Dokumente
2. Teile durch 6 (Monate): 1200 MB / 6 Monate, um den Datenverbrauch pro Monat zu erhalten = 200MB
3. Multipliziere diese Zahl mal 240. Ich gehe davon aus, dass Du 10 Jahre Vergangenheit und 10 Jahre Zukunft auf die Festplatte bringen möchtest. Das bedeuten 20 Jahre Daten => 200 MB * 240 Monate = 48 GB
4. Addiere einen Sicherheitspuffer + 40 % obendrauf: 48 GB * 1,4 = 67 GB, um zu verhindern, dass Du in wenigen Jahren keinen Speicher mehr hast.

Du brauchst mindestens jeweils 67 GB auf der Haupt- und Backup-Festplatte. Es ergibt keinen Sinn, sich 2000 TB Speicher zu kaufen, weil jedes Speichermedium altert und Du diese auf neuere Festplatten übertragen solltest. Idealerweise trennst Du diese seriösen Daten von Bildern oder anderen Material.

Nicht alles digitalisieren: Wenn Du die letzten 5 Jahre an Rechnungen, zentrale Dokumente und Verträge digitalisierst (Geburtsurkunde, Arbeitsvertrag, …), hast Du ein in der Regel ausreichend großes Archiv. Die zentralen Dokumente solltest Du immer digitalisieren und auch im Original behalten.

Tipps für das effiziente Digitalisieren

• Unnötiges aussortieren: Viele digitale Verweigerer senden Dir oft ganze Seiten ohne Inhalt „Das folgende Schreiben ist für die Kenntnisnahme“. Weg damit. Das Gleiche gilt für Werbung, kostenlose Zeitschriften und Gutscheine, die nur den Verkauf fördern sollen. Bedienungsanleitung gibt es im Netz zum Downloaden und Prospekte sind nach 1 Monat im Preis / Sortiment überholt. Speisekarten gibt es online.
• Nicht alles auf einmal: Gehe in kleinen Schritten vor. Digitalisiere einen Monat und machen an einem anderen Tag weiter.
• Motivation: Mit Musik, Hörbuch oder Podcast geht die Arbeit schneller von der Hand.
• Vorbereitung des Papierstapels: Bevor Du den Computer anschaltest, kannst Du die Papiere vorsortieren. Entferne Büroklammern und Tackernadeln. Erstelle Bündel passen für den Einzug.
• Verwendung des Einzugs: Wenn möglich, arbeite mit dem Einzug. Bitte, scanne alle Urkunden und Zeugnisse so vorsichtig wie möglich mit dem Flachbettscanner ein.
• Software zur Einzugsverarbeitung: NAPS2 ist eine coole Software, welche das Digitalisieren zu einem Kinderspiel macht.
• OCR aktivieren: Die Software NAPS2 kann den Inhalt bei lesbarer Schrift (Ausdruck oder gute Handschrift) erkennen. Die Inhalte speichert die Software als Text ab, welche die Inhalte durchsuchbar machen.
• Prüfe, ob Du richtig scannst! Ist der Text gut lesbar? Ist die Auflösung sehr gut (300dpi)? Ist die Ausrichtung akzeptabel? Habe ich die leere Rückseite statt die Textseite eingescannt? Sind alle Dokumente gescannt? Kleben Seiten zusammen? Prüfe in regelmäßigen Abständen die Qualität Deiner Arbeit. Bei zentralen Dokumenten prüfst Du jedes einzelne Dokument.

Weniger Papier ins Haus bekommen

Abbestellen von Werbung & Informationsschriften: Trage Dich auf der Robinson-Liste ein und trage Dich bei allen Prospekt-Unternehmen aus. Bestelle alle Info-Letter ab.

Nachfragen: Frage den Sender, ob er in Zukunft möglichst alle Dokumente oder Rechnungen Dir digital zusenden kann. Wieso soll der Sender 70+ Cent für einen Brief zahlen und die Portokosten nicht in eine bessere Dienstleistung stecken?

Digital first: Abonniere die Zeitschriften digital als PDF oder Webseiten-Abo. Kaufe / leihe Bücher in dem .epub-Format für den E-Book-Reader oder PC (Onleihe). E-Books sind günstiger als die Druckversion, wenn Du diese neu kaufst. E-Books können wie Music-CDs DRM geschützt sein.

Zeitungsrohr abkleben: Leider gibt es immer noch eine Menge Idioten, welche Dir die Werbung einwerfen. Klebe das Zeitungsrohr ab und klebe eine sichtbare Beschriftung mit „Keine Werbung“ an Deinen Briefkasten – am besten in 26 Sprachen :-|. Den Briefkasten darfst Du nicht abkleben, weil Du sonst keine gerichtlichen Schreiben erhalten kannst.

Informationsdiät praktizieren: Im 21. Jahrhundert mangelt es uns nicht an Informationen, sondern an der Umsetzung. Wir wissen genau, was wir für das Thema X tun müssen, um erfolgreich zu werden. Statt das 20.000 TikTok über gesunden Ernährung zu lesen, sollten wir lieber in der Zeit etwas Gesundes kochen.

Nix mitnehmen oder andrehen lassen: Auf Messen, Meetups oder Geschäftsreisen bekommst Du einen Haufen Mist angedreht. Sammle lieber Bookmarks oder digitale Kontakte, wenn Dich etwas / eine Person interessiert. Samsung Smartphones bieten eine digitale Visitenkarte unter Telefon > Kontakte > Mein Profil > QR-Code

Frohe Kunde: Sage allen, dass Du einen Paperless Office betreibst. Vielleicht verbreitet sich der Virus und senden Dir kein Papier zu.

Selbst kein Papier produzieren: Mache Notizen digital, nutzen digitale Stylus Geräte (Wacom, Surface), teste digitale Einkaufszettel und erstelle Meeting Mitschrift am Laptop. Passe Deine Umgebung an und verstecke Papier, Drucker, Kulis und mehr.

Weniger digitalisieren

Die meisten sind total überfordert mit der Aufgabe alles zu digitalisieren. Lese den folgenden Abschnitt genau durch, um zu erfahren, wie es richtig geht:

• Sehr alte Dokumente weg: Das Finanzamt und die Gerichte interessieren sich für ein Papier nach 3, 5, 10 oder 30 Jahren nicht mehr. Ansprüche gehen verloren und Du musst diese nicht aufbewahren. Beachte die Ausnahmen für z. B. Deine Zeugnisse, die Rechnung von der Hausdämmung oder das Diagnoseschreiben von Arzt. Die Rechnung des alten Röhrenfernsehers, welche Du vor 10 Jahren entsorgt hast, braucht keiner mehr.
• Stark aussortieren: Bitte, digitalisiere nicht Werbung und irrelevante Schreiben. Werfe diese weg und archiviere diese. Sortiere so viel wie möglich aus, um unnötige Arbeit zu meiden.
• Analoges Archiv akzeptieren: Wir brauchen alte Dokumente seltener als wir denken. Akzeptiere, dass Du viele alte, nicht digitale Dokumente hast. Scanne nur wichtige Dokumente wie Urkunden, Versicherungsscheine usw. ein. Beginne ab heute mit dem neuen digitalen Ablagesystem und belasse die alten Dokumente wie sie sind. Die meisten Dokumente schauen wir uns nach er Steuererklärung nicht mehr an.

5 Tipps bessere Sicherheit für digitale Unterlagen

Du hast Zweifel an dem digitalen System. Jetzt sind auf einmal sensitive Daten auf Deinem Computer. Ist das sicher? Hier sind ein paar Tipps, wie man es richtig macht:

1. Nicht in die Cloud hochladen: Wir wollen verhindern, dass private Daten im Darknet bei neugierigen Nasen landen. Solange Du Dich nicht mit Verschlüsselung auskennst, solltest lokal behalten. Die bekannten Clouds sind eine große Zielscheibe für viele Kriminelle, während bei Dir zu Hause kaum jemand wegen Deiner Unterlagen einbricht.
2. Offline ist King: Wenn die Daten auf einer Festplatte zu Hause vor dem Computer liegen, dann bist Du vor 99,99 % der Internet-Gefahren geschützt. Am Sichersten sind die Daten, wenn die Festplatte nicht am Computer angeschlossen ist und vor Überflutung, Feuer usw. geschtützt sind.
3. Patchen und aktuell halten: Wenn Du die Dokumentenfestplatte an einem Computer verwendest, sollte Dein Computer immer mit den neusten Sicherheitspatches bestückt sein. Windows und macOS bieten automatische Updates an. Das ist Pflicht für jeden, der wichtigen Dokumente auf dem PC hat.
4. Festplatten-Gesundheit prüfen: Festplatten und jeder digitale Speicher hat eine gewisse Lebenszeit. Der Tod tritt unvorhersagbar ein. Kontrolliere den Zustand des Speichers und tausche die Festplatten regelmäßig aus (alle 5 Jahre) – selbst wenn diese noch funktionieren.
5. Einfach halten: Vermeide komplizierte Ablagesystem oder Dokumentenmanagement Systeme. Für Unternehmen kann das interessant sein, aber nicht für Privatpersonen.

Digitale Ordner Struktur

• Einfacher ist besser: Wähle Deine Ordnerstruktur aus! Kopiere die Struktur nicht die eines anderen, sondern lasse Dich nur inspirieren. Was sind Deine wichtigsten Lebensbereiche (Rechnungen, Arbeit, Bildung, Freizeit, Medien)?
• 7er-Regel einhalten: Untergliedere Ordner mit maximal 7 Ordner für eine bessere Übersicht.
• Keine perfekte Struktur: Beginne mit einer unperfekten Struktur. Diese wandelt sich über die Zeit.
• Klare Benennung: Benenne die Dokumente und Ordner eindeutig. Was ist im Dokumente enthalten? „2023-01-20 Rechnung für Strom 2022.pdf“ oder „2023-05-01 Wartung Therme mit Messergebnissen.pdf“. Bitte erstellen keinen „Neuen Ordner“ und „Neuen Ordner 2“. Verwende sprechende Namen.