Logo Security and Coding Explosive Tutorials Steffen Lippke

Papierloses Büro – Einfach und Sicher zum Digitalen Büro

Papierloses Büro - Coding Tutorials Steffen Lippke

Du hast kein Bock mehr auf Papierberge?

Dann ist dieser Guide für Dich!

Starten wir!

Was ist eine paperless Büro?

Alle Unterlagen an einem Ort
Alle Unterlagen an einem Ort

Das papierlose Büro ist in 2024 immer noch ein Traum. Viele glauben, dass die Papiere Jahr für Jahr mehr werden. Vergiss „papierlos“, sondern strebe Dein „paperless“ Büro an. Du kannst Dein privates und geschäftliches Büro zu 95 % auf digitale Alternativen umstellen. Die letzten 5 % der Papiere kommen von Digitalisierungsverweiger wie das Finanzamt oder prähistorischen Unternehmen. Dieser Beitrag zeigt Dir einen Weg auf.

Warum sollte ich digitalisieren?

  • Schneller Dokumente finden: Ich kenne nichts Schlimmeres als, nach einem Stück Papier in einem Stapel zu suchen. Im 21. Jahrhundert sollten wir uns anderen Herausforderungen stellen.
  • Duplikate einfacher: Müssen wir noch mehr Bäume fällen, um Sicherungskopien zu erstellen? Eine digitale Kopie ist einfacher und umweltfreundlicher.
  • Keine Aktenschränke mehr: Ein Büro soll schön sein und nicht mit Aktenschränken zu gepflastert sein

Kein Medienbruch: Vieles findet nur noch digital statt. Warum soll ich ein Formular ausdrucken und befüllen, damit ein Sachbearbeiter meine Buchstaben in den PC abtippen kann.

  • Die Zukunft ist digital: Seit Erfindung des Internets liegt die Zukunft auf der Festplatte, nicht auf verwesenden Zellstoff.

Hardware Voraussetzungen

  • Flachbett- und Einzugsscanner: Ein 15 Jahre alter Scanner (gebraucht) ist für diese Aufgabe komplett in Ordnung.
  • Computer: Der Computer muss den Scanner verstehen. Gibt es Treiber für das Gerät? Kannst Du Dich per USB oder Wifi anbinden?
  • Sinnvolle Menge an Speicher und Backup-Speicher: Kaufe Speicher von bekannten Marken. Auf Amazon findest Du eine Menge super billiger Speicher, welche nicht vorhandenen Speicher vorgauckeln. Prüfe die Festlatte mit ValiDrive!
Ist der Bit oder ist der nicht ...
Ist der Bit oder ist der nicht …
  • Aktenordner, Dokumentenboxen: Die alten Dokumente sollten irgendwo gelagert werden.
  • Optional: Digitizer / Active Stylus Notebook oder Tablet sind genial für Handnotizen. E-Book-Reader machen normale Bücher überflüssig.

Wie viel Speicher brauche ich?

  1. Digitalisiere 1 – 6 Monate an Papier im ersten Schritt. Notiere Dir die Menge an Daten, welche sich jetzt in Deinem Ordner befinden: 1200 MB für 6 Monate an Dokumente
  2. Teile durch 6 (Monate): 1200 MB / 6 Monate = 200 MB pro Monat
  3. Multipliziere diese Zahl mal 120 Monate – 5 Jahre Vergangenheit und 5 Jahre Zukunft: 10 Jahre Daten => 200 MB * 120 Monate = 24 GB
  4. Addiere einen Sicherheitspuffer + 40 % obendrauf: 24 GB * 1,4 = 33,6 GB

Du brauchst mindestens jeweils 33,6 GB auf der Haupt- und Backup-Festplatte. Es ergibt keinen Sinn, sich 2000 TB Speicher zu kaufen, weil jedes Speichermedium kaputtgeht und Du diese auf neuere Festplatten übertragen solltest.

Nicht alles digitalisieren: Wenn Du die letzten 5 Jahre digitalisierst, hast Du ein in der Regel ausreichend großes Archiv verfügbaren.Die zentralen Dokumente solltest Du immer digitalisieren und auch im Original behalten.

Tipps für das effiziente Digitalisieren

  • Nicht alles auf einmal: Gehe in kleinen Schritten vor. Digitalisiere einen Monat und machen an einem anderen Tag weiter.
  • Motivation: Mit Musik, Hörbuch oder Podcast geht die Arbeit schneller von der Hand.
  • Vorbereitung des Papierstapels: Bevor Du den Computer anschaltest, kannst Du die Papiere vorsortieren. Entferne Büroklammern und Tackernadeln. Erstelle Bündel passen für den Einzug.
  • Verwendung des Einzugs: Wenn möglich, arbeite mit dem Einzug. Bitte, scanne alle Urkunden und Zeugnisse so vorsichtig wie möglich mit dem Flachbettscanner ein.
  • Software zur Einzugsverarbeitung: NAPS2 ist eine coole Software, welche das Digitalisieren zu einem Kinderspiel macht.
  • OCR aktivieren: Die Software NAPS2 kann den Inhalt bei lesbarer Schrift (Ausdruck oder gute Handschrift) erkennen. Die Inhalte speichert die Software als Reintext ab, welche die Inhalte durchsuchbar macht.

Weniger Papier ins Haus zu bekommen

Abbestellen von Werbung & Informationsschriften: Trage Dich auf der Robinson-Liste ein und trage Dich bei allen Prospekt-Unternhemen aus.

Robinsonliste ist Gold
Robinsonliste ist Gold

Nachfragen: Frage den Sender, ob er in Zukunft möglichst alle Dokumente oder Rechnungen Dir digital zusenden kann. Wieso soll der Sender X Cent für einen Brief zahlen und die Portokosten nicht in eine bessere Dienstleistung stecken?

Digital first: Abonniere die Zeitschriften digital als PDF oder Webseiten-Abo. Kaufe / leihe Bücher in dem .epub-Format für den E-Book-Reader oder PC (Onleihe).

Calibre verwaltet Deine Bücher
Calibre verwaltet Deine Bücher

Zeitungsrohr abkleben: Leider gibt es immer noch eine Menge Idioten, welche Dir die Werbung einwerfen. Klebe das Zeitungsrohr ab und klebe eine sichtbare Beschriftung mit „Keine Werbung“ an Deinen Briefkasten – am besten in 26 Sprachen :-|.

Informationsdiät praktizieren: Im 21. Jahrhundert fehlt es uns nicht an Informationen, sondern an der Umsetzung. Investiere in die Umsetzung Deiner Diät, Sportprogramms, Lernens, statt den 20.000 Buch oder Artikel über das Thema zu lesen.

Nix mitnehmen oder andrehen lassen: Auf Messen bekommst Du einen Haufen Mist angedreht. Sammle lieber Bookmarks oder digitale Kontakte, wenn Dich etwas / eine Person interessiert.

Frohe Kunde: Sage allen, dass Du einen paperless Office betreibst. Vielleicht verbreitet sich der Virus und senden Dir kein Papier zu.

Weniger digitalisieren

  • Sehr alte Dokumente weg: Das Finanzamt und die Gerichte interessieren sich für ein Papier nach 3, 5, 10 oder 30 Jahren nicht mehr. Ansprüche gehen verloren und Du musst diese nicht aufbewahren. Außnahmen sind möglich wie z. B. Deine Zeugnisse, die Rechnung von der Hausdämmung oder Diagnoseschreiben von Ärzten.
  • Stark aussortieren: Bitte, digitalisiere nicht Werbung und irrelevante Schreiben. Werfe diese weg und archiviere diese. Sortiere so viel wie möglich aus, um unnötige Arbeit zu meiden.
  • Analoges Archiv akzeptieren: Wir brauchen alte Dokumente seltener als wir denken. Akzeptiere, dass Du viele alte, nicht digitale Dokumente hast. Scanne nur wichtige Dokumente wie Urkunden, Versicherungsscheine usw. ein. Beginne ab heute mit dem neuen digitalen Ablagesystem und belasse die alten Dokumente wie sie sind.

4 Tipps Bessere Sicherheit für digitale Unterlagen

  1. Nicht in die Cloud hochladen: Wir wollen verhindern, dass private Daten im Darknet bei neugierigen Nasen landen. Solange Du Dich nicht mit Verschlüsselung auskennst, solltest Du einfach eine lokale Festplatte zu Hause haben. Die bekannten Clouds sind große Zielscheibe für viele Kriminelle, während bei Dir zu Hause kaum jemand wegen Deiner Unterlagen einbricht.
  2. Offline ist King: Wenn die Daten auf einer Festplatte zu Hause vor dem Computer liegen, dann bist Du vor 99,99 % der Internet-Gefahren geschützt.
  3. Patchen und aktuell halten: Wenn Du die Dokumentenfestplatte an einem Computer verwendest, sollte dieser immer mit den neusten Sicherheitspatches bestückt sein.
  4. Festplatten-Gesundheit prüfen: Festplatten haben eine gewisse Lebenszeit. Der Tod tritt wie beim Menschen unvorhersagbar ein. Kontrolliere den Zustand des Speichers und tausche die Festplatten regelmäßig aus (alle 5 Jahre).

Digitale Ordner Struktur

  • Einfacher ist besser: Wähle Deine Ordnerstruktur aus! Kopiere die Struktur nicht die eines anderen, sondern lasse Dich nur inspirieren. Was sind Deine wichtigsten Lebensbereiche (Rechnungen, Arbeit, Bildung, Freizeit, Medien)?
  • 7er-Regel einhalten: Untergliedere Ordner mit maximal 7 Ordner für eine bessere Übersicht.
  • Keine perfekte Struktur: Beginne mit einer unperfekten Struktur. Diese wandelt sich über die Zeit und
  • Klare Benennung: Benenne die Dokumente eindeutig. Was ist im Dokumente enthalten? „2023-01-20 Rechnung für Strom 2022.pdf“ oder „2023-05-01 Wartung Therme mit Messergebnissen.pdf“

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert


Jeden Monat teile ich mit Mitgliedern
4 neue praxisnahe Tutorials (je 1000+ Wörter).


Trage Deine Mail, damit Du
Deine Coding + Hacking Skills erweitern kannst!

Die Webseite nutzt nur technisch notwendige Cookies.